Om du är butiksägare eller chef vet du redan exakt hur viktigt det är att ha rätt databas. Från lager och frakt till anställda och kunder vet du att även en långsam dag innebär mycket datainhåll. Den verkliga frågan är vilken typ av databas du behöver? Förhoppningsvis har du inte försökt att behålla denna information i Microsoft Excel eller en liknande kalkylapp. Om du har det kanske du vill överväga att börja med en grundläggande databas, som Microsoft Access, så att du enkelt kan överföra data till databasen. Typen och storleken på den butik du driver gör stor skillnad i vilken typ av databas som är mest vettigt. Om din butik upprättas regelbundet på bondens marknader, har du väldigt olika behov än en tegelbutik. Om du säljer mat måste du spåra utgångsdatum som en del av inventeringen. Om din butik är online måste du spåra avgifter, frakt och granskningsinformation. Det finns dock ett antal saker som alla butiker har gemensamt, såsom lager och kassaflöde. För att hjälpa dig att bestämma den bästa databasen för dina specifika behov, här är några saker du bör tänka på.
Information att spåra i databasen
Att driva en butik innebär att man spårar många olika aspekter. Inte bara måste du hålla ett öga på inventeringen, men du måste också se till att du har tillräckligt med sätt att visa varorna (som papperskorgar, hängare, stativ och fodral), förnödenheter för att visa priset på varorna, räkningar, försäljningsinformation och klientinformation. Det finns mycket att spåra och databaser gör det enklare att hantera din butik. Onlinebutiker kan vara svåra att hantera eftersom det finns så mycket mer du måste spåra, till exempel frakt. En databas gör det betydligt enklare att hantera alla dessa olika aspekter utan att ständigt behöva referera till din kund eller försäljningshistorik. Du kan även exportera information, till exempel rapporter, och ladda upp dem i din databas så att du inte behöver ta itu med problemen med manuell inmatning.
Beslut om att köpa eller bygga
Om du ska köpa eller bygga en databas är den stora frågan, och det beror helt på storleken på ditt företag och vart du vill ta den. Om du precis har börjat och du har tid på dina händer (men en mycket begränsad summa kontanter) är att bygga din egen databas ett utmärkt sätt att göra den specifik för dina unika behov. Detta gäller särskilt om du just startar en onlinebutik. Om du startar databasen precis innan du öppnar din onlinebutik kommer du att få ett mycket bättre grepp om ditt lager och din startpunkt. Det här är fantastiska data för att ha lättillgänglig skattesäsong och det hjälper dig att hålla koll på ditt lager, såväl som kunddata. Om du har ett större företag, särskilt något som en franchise, kommer det att fungera bättre för dig att köpa en databas. Det hjälper dig genom alla de saker du annars skulle glömma. Oddsen är att du inte har tid att skapa och hantera databasen, så det är bäst att ha alla baser täckta. Du kan alltid göra dina egna modifieringar när du går.
Hitta rätt databasprogram
Om du bestämmer dig för att köpa ett databasprogram kommer du att behöva spendera mycket tid på att undersöka de olika alternativen. Det finns ett brett utbud av typer av butiker, och databasmarknaden skräddarsyr efter de unika behoven hos dessa olika typer. Om du arbetar med produkter och livsmedel behöver du helt klart något som hjälper dig att spåra fördärvliga föremål. Om du har en smyckenbutik måste du kunna spåra försäkring på de värdefulla bitarna. För butiker som har en online-närvaro och en tegelstenar, behöver du definitivt något som täcker många olika vinklar för ditt lager, avgifter, skatter och administrativa aspekter av verksamheten. Om du säljer ut en viss artikel måste du veta tidigt så att du omedelbart kan markera den såld för online-delen av butiken. Innan du börjar, tänk på allt du behöver spåra, och se till att databaserna du anser har dessa artiklar som ett minimum. Det finns många databaser på marknaden, så du borde kunna få allt du behöver till en mycket rimlig pris.
Skapa din egen databas
Om du planerar att skapa din egen databas måste du bestämma vilket program du vill använda. Microsoft Access tenderar att vara det bästa programmet eftersom det är kraftfullt och relativt billigt. Du kan importera och exportera data från din andra Microsoft-programvara (vilket är oerhört användbart om du har spårat information i Excel). Du kan också ladda dina e-postmeddelanden, försäljningsbrev och annan dokumentation (både från Word och Outlook) i databasen och göra dem till mallar. Access har den extra fördelen att det finns ett stort antal gratis mallar och filer så att du inte behöver börja helt från grunden. Du kan hämta en gratis mall och sedan göra nödvändiga ändringar så att din databas innehåller allt du behöver.
Betydelsen av underhåll
Oavsett hur du skaffar din databas måste du behålla den för att databasen ska fortsätta vara användbar för dig. Om du inte håller på med saker som inventering, adresser, ändringar i fakturering eller försäljningssumman blir databasen bara en annan fixtur utan syfte. Tänk på dina data på samma sätt som du tänker på din bokföring. Om du inte följer med alla transaktioner och ändringar kommer det att få dig i trubbel. Du behöver inte ha en IT-person för att hantera det i början, även om det kan vara extremt användbart. Ju större din butik blir desto mer tid behöver du dock ägna åt att underhålla och hantera dina data.