Microsoft Access – en del av Microsoft 365-kontorspaketet – erbjuder en robust relationsdatabas på skrivbordsklass som inte behöver en server för att köras. Åtkomstdatabaser fungerar från en fast fil på din hårddisk eller en nätverksdelning och erbjuder sofistikerade verktyg för att skapa tabeller, frågor, formulär och rapporter.
Komma igång och viktiga villkor i åtkomst
Starta Microsoft Access. Från Skapa menypost, välj Tabell. En tabell är den grundläggande lagringsenheten i en databas. Inom ett objekt som en tabell lagras information i attribut / värdekombinationer. Här är några viktiga termer som du bör känna till när du använder Access:
- Fält: Dataelement i en tabell som motsvarar kolumner.
- Databas: En databas är en serie väldefinierade objekt som du ansluter till relationer.
- Form: En grafisk frontend där du matar in information i en tabell.
- Frågor: A fråga destillerar någon delmängd av en eller flera tabeller för att komma fram till en unik on-the-fly-uppsättning information.
- Uppgifter: Dataelement i en tabell som motsvarar rader.
- Rapporter: Innehållet i en tabell eller resultatet av en fråga. Rapporter är utskrivbara sammanfattningar av information.
- Tabeller: Strukturerade, väldefinierade attributsamlingar. En tabells organisation kommer från fält (kolumner) och poster (rader).
Förhållanden mellan objekt i åtkomst
Alla tabeller relaterar till varandra genom en serie relationer. Microsoft Access är ett relationsdatabashanteringssystem, vilket innebär att det verkställer regler som styr hur data i en tabell relaterar till data i en annan tabell.
Hur man använder formulär i Access
Använd ett formulär för att underlätta ordnad inmatning av poster i databasen. Formulär är grafiska verktyg optimerade för att stödja datainmatning. Istället för att lägga till information i tabellen direkt kommer användarna att ange den i ett formulär som är lättare att navigera och läsa.
Frågor i Access
Resultaten av en fråga matchar inte perfekt resultaten från en tabell. Istället drar en fråga från en eller flera tabeller med avancerade filtrerings- och sorteringsregler för att returnera ett tabellliknande resultat som matar en rapport eller en strukturerad exportfil.
Rapporter i Access
Använd en rapport för att ta resultaten av en fråga eller innehållet i en tabell och skapa en läsbar version som du enkelt kan skriva ut eller dela på en skärm. Rapporter sammanfattar hela eller en del av innehållet i en tabell.
Särskilda datakällor i åtkomst
Microsoft Access är ett front-end rapporteringsverktyg som hämtar data från testfiler, Excel-kalkylblad, SQL- eller Azure-databaser, Microsoft Outlook eller dussintals andra informationskällor. Genom att importera länkade tabeller eller importerade datakällor är du fri att använda Access som ett frågeverktyg och rapporteringsagent. Access stöder också publicering av rapporter och data till andra databaser och Microsoft SharePoint-plattformen.
Utdataformat i åtkomst
För det mesta förblir information inom en Access-databas inom den. Frågor och rapporter exporteras dock rent från databasen i Excel-, vanlig text-, XML-, PDF- eller XPS-format. Dessutom matar Access distributionslistor för Microsoft Outlook och Microsoft Word.
