Hantera data i Excel med databaser, tabeller, poster och fält

Excel har inte datahanteringsfunktionerna för relationsdatabasprogram som SQL Server och Microsoft Access. Vad den kan göra är dock att fungera som en enkel databas som uppfyller datahanteringskraven. I Excel organiseras data med hjälp av raderna och kolumnerna i ett kalkylblad. Tabellfunktionen gör det enkelt att ange, redigera och manipulera data. Dessa instruktioner gäller Excel-versionerna 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Microsoft 365.

Databasvillkor: register och fält

En databas är en samling relaterad information som lagras i en eller flera datorfiler. Ofta är data ordnade i tabeller på ett sådant sätt att de enkelt kan uppdateras, sorteras, korrigeras och filtreras. En enkel databas, som Excel, innehåller all information om ett ämne i en och samma tabell. Relationsdatabaser, å andra sidan, består av många tabeller med var och en som innehåller information om olika men relaterade ämnen.

Uppgifter

I databasterminologi, a spela in har all information eller data om ett specifikt objekt i databasen. I Excel innehåller varje cell i ett kalkylblad en information eller ett värde.

Fält

Varje information i en databaspost, såsom ett telefonnummer eller gatunummer, kallas a fält. I Excel fungerar de enskilda cellerna i ett kalkylblad som fält, eftersom varje cell kan innehålla en enda bit information om ett objekt.

Fältnamn

Det är viktigt att organisera en databas så att du kan sortera eller filtrera data för att hitta specifik information. Genom att lägga till kolumnrubriker, så kallade fältnamn, blir det lättare att ange data i samma ordning för varje post.

Exempeldatabas

I bilden ovan har varje elev en separat rad i tabellen som innehåller all tillgänglig information om dem. Varje cell i rad är ett fält som innehåller en information. Fältnamnen i rubrikraden hjälper till att säkerställa att data förblir organiserade genom att hålla alla uppgifter om ett visst ämne, t.ex. namn eller ålder, i samma kolumn för alla elever.

Excels datahanteringsverktyg

Dessutom har Microsoft flera dataverktyg för att göra det lättare att arbeta med stora mängder data som lagras i Excel-tabeller och för att hålla det i gott skick.

Använda ett formulär för poster

Ett av dessa verktyg är dataformuläret. Du kan använda den för att hitta, redigera, ange eller ta bort poster i tabeller som innehåller upp till 32 fält eller kolumner. Standardformuläret innehåller en lista med fältnamn i den ordning de är ordnade i tabellen för att säkerställa att användare anger poster korrekt. Bredvid varje fältnamn finns en textruta för att mata in eller redigera de enskilda datafälten. Även om det är möjligt att skapa anpassade formulär är det ofta allt som behövs att skapa och använda standardformuläret.

Ta bort duplicerade dataposter

Ett vanligt problem med alla databaser är datafel. Förutom enkla stavfel eller saknade datafält kan dubbla dataposter vara ett problem eftersom en datatabell växer i storlek. Ett annat av Excels dataverktyg kan användas för att ta bort dessa dubbletter – antingen exakta eller partiella duplikat.

Sortera data i Excel

Sortering innebär att omorganisera data enligt en specifik egenskap, som att sortera en tabell alfabetiskt efter efternamn eller kronologiskt från äldsta till yngsta. Excels sorteringsalternativ inkluderar sortering efter ett eller flera fält, anpassad sortering, till exempel efter datum eller tid, och sortering efter rader vilket gör det möjligt att ordna om fälten i en tabell.