Hur man skapar en kontaktgrupp (distributionslista) i Outlook

Outlook använder kontaktgrupper för att lagra medlemmarna i en distributionslista. När du har skapat en kontaktgrupp och lagt till kontakter skapar du ett e-postmeddelande och adresserar det till kontaktgruppen. På så sätt får alla i distributionslistan samma meddelande och du sparar tid. Instruktionerna i den här artikeln gäller Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 och Outlook för Microsoft 365.

Så här ställer du in en distributionslista i Outlook

Skapa en kontaktgrupp i Outlook genom att skapa listan och välja var den ska sparas. Här är hur:

1. Öppna Outlook.

2. Gå till Hem och välj Nya saker.

3. Välj Fler artiklar > Kontaktgrupp. Eller tryck Ctrl+Flytta+L.

   

4. I Kontaktgrupp placera markören i namn textruta och skriv ett namn på distributionslistan. För att skicka ett e-postmeddelande till distributionslistan anger du listans namn i Till textruta i ett nytt meddelandefönster.

5. Lämna Kontaktgrupp fönstret öppet.

Lägg till medlemmar i en Outlook-kontaktgrupp

När gruppen har skapats och sparats, lägg till kontakter i distributionslistan. Så här lägger du till kontakter i en kontaktgrupp:

1. I Kontaktgrupp gå till fönstret Kontaktgrupp flik.

2. Välj Lägg till medlemmar > Från Outlook-kontakter.

   

3. I Välj Medlemmar: Kontakter dialogruta, välj en kontakt och välj Medlemmar för att lägga till den kontakten i distributionslistan. Om en kontakt inte är listad, sök efter kontakten med namn eller e-postadress. Om du fortfarande inte hittar kontakten väljer du Adressbok rullgardinspilen och välj en annan lista.

4. Upprepa steg 3 för var och en av de kontakter som du vill lägga till i distributionslistan.

5. Välj OK.

6. I Kontaktgrupp välj Spara och stäng.

Skapa en ny kontakt i en distributionslista

Så här lägger du till mottagare som inte finns i din Outlook-adressbok till en kontaktgrupp:

1. Gå till Outlook människor och dubbelklicka på distributionslistan.

2. I Kontaktgrupp gå till fönstret Kontaktgrupp och välj Lägg till medlemmar > Ny e-postkontakt.

3. I Visningsnamn textruta, skriv ett namn för kontakten.

   

   Om du inte vet kontaktens namn anger du deras e-postadress eller skriver ett alias.

4. I E-postadress textruta, ange e-postadressen till den nya kontakten.

5. Rensa om du inte vill lägga till den nya medlemmen i adressboken Lägg till i kontakter kryssruta.

6. Välj OK.

7. I Kontaktgrupp välj Spara och stäng för att spara ändringarna i distributionslistan.

Hur man delar en kontaktgrupp i Outlook

Finns det andra människor som skulle ha nytta om de hade din distributionslista? Istället för att få dem att skapa samma kontaktgrupp från grunden, dela kontaktgruppen med dem. Det är lika enkelt som att skicka en e-postbilaga. Så här delar du en kontaktgrupp:

1. Gå till Outlook Människor.

2. Dubbelklicka på distributionsgruppen du vill dela.

3. I Kontaktgrupp gå till fönstret Kontaktgrupp och välj Framåtgrupp > Som en Outlook-kontakt.

   

   Välja I internetformat (vCard) för att bifoga en textfil som innehåller gruppmedlemmarnas namn och adresser.

4. Adressera meddelandet till personen du vill få distributionslistan.

5. Välj Skicka.

Importera en Outlook-kontaktgrupp som har delats med dig via e-post

Om någon skapade en distributionslista i Outlook och mailade den till dig som en Outlook-kontaktfil importerar du listan till din adressbok och använder den som din egen.

1. Öppna meddelandet som innehåller den bifogade Outlook-kontaktfilen för gruppen.

2. Välj rullgardinspilen för bilagor.

   

3. Välj Öppna.

4. I Kontaktgrupp fönster, gå till Fil > Info.

5. Välj Flytta till mapp > Kopiera till mapp.

   

6. I Kopiera artikel till Välj dialogrutan Kontakter mapp.

   

7. Välj OK.

8. Med din distributionslista på plats och redo kan du börja skicka meddelanden till sina medlemmar.

Om du vill ha mer kontroll över dina distributionslistor, använd kontaktkategorier för att skapa eleganta e-postlistor.