Hur man skapar makron i Microsoft Word

Ett makro är en serie kommandon som spelas in så att det kan spelas upp (köras) vid ett senare tillfälle. Makron är bra för att minska mängden arbete du behöver göra på en serie steg som du utför ofta. Så här skapar och testar du ett makro i Microsoft Word. Instruktionerna i den här artikeln gäller Word för Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 och Word 2010.

Varför använda en makro

Med ett makro kan du få samma resultat genom att klicka på ett kommando istället för att gå igenom alla steg. Några sätt att använda makron för att öka din produktivitet är:

• Sätt in företagets logotyp och namn i en viss typsnitt.
• Sätt in en tabell som du behöver skapa regelbundet.
• Formatera ett dokument med vissa egenskaper, till exempel sidnumrering och stycken med dubbla avstånd.

Att skapa och använda makron är en inlärd färdighet men den resulterande effektiviteten är väl värt ansträngningen.

Skapa en makro

Det finns mer än 950 kommandon i Word, varav de flesta finns i menyer och verktygsfält och har tilldelats snabbtangenter. En del av dessa kommandon är dock inte tilldelade menyer eller verktygsfält som standard. Innan du skapar ditt eget Word-makro, kontrollera om det finns och kan tilldelas ett verktygsfält. Följ dessa steg för att se de kommandon som finns tillgängliga i Word:

1. Välj Se flik.

2. Välja Makron.

   

3. Välj Visa makron. Eller tryck på Alt + F8 snabbtangent för att komma åt Makron dialog ruta.

   

4. Välj Makron i nedrullningspilen och välj Ordkommandon.

   

5. I den alfabetiska listan över kommandonamn markerar du ett namn för att visa en beskrivning av kommandot längst ner på Makron dialogrutan under Beskrivning märka.

   

Om det kommando du vill skapa finns, duplicera det inte med ditt eget Word-makro. Om det inte finns, fortsätt med att skapa ditt Word-makro.

Planera för effektiva ordmakron

Det viktigaste steget för att skapa effektiva Word-makron är noggrann planering. Denna planering inkluderar att ha en tydlig uppfattning om vad du vill att Word-makrot ska utföra, hur det kommer att göra ditt framtida arbete enklare och omständigheterna under vilka du tänker använda det. När du har tänkt på dessa saker, planera de faktiska stegen. Detta är viktigt eftersom inspelaren kommer ihåg allt du gör och inkluderar det i makrot. Till exempel, om du skriver något och sedan tar bort det, varje gång du kör det makrot, kommer Word att göra samma post och sedan ta bort det, vilket gör ett slarvigt och ineffektivt makro. Här är några saker du bör tänka på när du planerar dina makron:

• Planera kommandona och i vilken ordning du vill att makrot ska utföra kommandona.
• Känn genvägarna för de kommandon du planerar att använda. Detta är särskilt viktigt för navigering eftersom du inte kan använda musen för navigering inom dokumentområdet när du kör inspelaren. Vidare skapar du ett smalare makro om du använder en genvägstangent snarare än piltangenterna.
• Planera för meddelanden som Word kan visa och som stoppar makrot.
• Använd så få steg som möjligt för att hålla makroet effektivt.
• Gör minst en testkörning innan du börjar spela in.

När du har planerat ditt Word-makro och gjort en genomgång är du redo att spela in det. Om du har planerat ditt makro noggrant blir inspelningen för senare användning den enklaste delen av processen. Den enda skillnaden mellan att skapa ett makro och arbeta med dokumentet är att du måste trycka på några extra knappar och göra ett par val i dialogrutorna.

Spela in makron

När du börjar spela in ett makro har muspekaren en liten ikon som ser ut som ett kassettband bredvid det, vilket indikerar att Word spelar in dina handlingar. Du kan sedan följa stegen du lagt fram i planeringsfasen. När du är klar trycker du på Sluta knappen (det är den blå rutan till vänster). När du trycker på Sluta -knappen är ditt Word-makro redo att användas. Så här spelar du in ett makro.

1. Gå till Se välj Makron, sedan Välj Spela in makro för att öppna Spela in makro dialog ruta.

   

2. I Makronamn textruta, skriv ett unikt namn. Namn kan innehålla upp till 80 bokstäver eller siffror (inga symboler eller mellanslag) och måste börja med en bokstav. Namnet ska vara unikt så att du kan bestämma vad det gör utan att behöva hänvisa till beskrivningen.

3. I Beskrivning textruta, ange en beskrivning av de åtgärder som makrot utför.

   

4. Välj om du vill att makrot ska vara tillgängligt i alla dokument eller bara i det aktuella dokumentet. Om du väljer att begränsa kommandot tillgänglighet markerar du dokumentets namn i Förvara makro i rullgardinsmenyn. Som standard gör Word makrot tillgängligt för alla dina dokument, och du kommer förmodligen att tycka att det är mest meningsfullt.

   

5. När du har angett informationen för makrot, välj OK. Record Macro Toolbar visas i det övre vänstra hörnet på skärmen.

   

För att pausa inspelningen väljer du Pausa inspelning / återuppta inspelare knappen (det är den till höger). För att återuppta inspelningen, välj den igen.

Testa makroen

Syftet med att skapa makron i Word är att påskynda ditt arbete genom att lägga repetitiva uppgifter och komplexa sekvenser av kommandon till hands. Se till att ditt makro körs som avsett genom att testa makrot.

1. För att köra makrot, tryck på Alt + F8 genvägsknapp för att visa Makron dialog ruta.

   

2. Markera makrot i listan och välj sedan Springa.

   

Om du inte ser ditt makro, se till att rätt plats finns i Makron i låda.

Skapa kortkommandon för makron

Om du skapade flera makron, söker du igenom Makron dialogrutan tar tid. Om du tilldelar makron en genvägstangent kan du kringgå dialogrutan och komma åt ditt makro direkt från tangentbordet på samma sätt som du använder snabbtangenter för att komma åt andra kommandon i Word.

1. Välj Fil, sedan Välj alternativ.

   

2. I Word-alternativ dialogrutan, gå till vänster och välj Anpassat band.

   

3. Välj Anpassa.

   

4. I Kategorier lista, bläddra ner till Makron och välj det makro som du vill skapa en ny genväg för. Om makrot för närvarande har en genvägsknapp tilldelad kommer genvägen att visas i rutan under Aktuella tangenter märka.

   

5. Om ingen kortkommando har tilldelats makrot eller om du vill skapa en andra kortkommando för makrot väljer du Tryck på ny genvägsknapp textruta.

   

6. Ange kortkommandot som du vill använda för att komma åt ditt makro. Om kortkommandot tilldelas ett kommando står det ett meddelande För närvarande tilldelad till följt av kommandot. Antingen tilldela snabbtangenten genom att fortsätta eller välj en ny genvägstangent.

7. Välj Spara ändringar i nedrullningspilen och välj Vanligt för att tillämpa ändringen på alla dokument som skapats i Word. Om du bara vill använda kortkommandot i det aktuella dokumentet väljer du dokumentnamnet i listan.

   

8. Välj Tilldela.

   

9. Välj Stänga för att spara dina ändringar.