Excel är ett elektroniskt kalkylprogram som används för att lagra, organisera och manipulera data. Den information vi har utarbetat hänvisar till Microsoft Excel i allmänhet och är inte begränsad till någon specifik version av programmet.
Vad Excel används för
Elektroniska kalkylprogram baserades ursprungligen på papperskalkylblad som användes för redovisning. Som sådan är den grundläggande layouten för datoriserade kalkylblad densamma som pappersbladen. Relaterade data lagras i tabeller – som är en samling små rektangulära lådor eller celler organiserade i rader och kolumner. Alla versioner av Excel och andra kalkylprogram kan lagra flera kalkylbladssidor i en enda datafil. Den sparade datorfilen kallas ofta en arbetsbok och varje sida i arbetsboken är ett separat kalkylblad.
Kalkylarkceller och cellreferenser
När du tittar på Excel-skärmen – eller någon annan kalkylskärm – ser du en rektangulär tabell eller ett rutnät med rader och kolumner. I nyare versioner av Excel innehåller varje kalkylblad ungefär en miljon rader och mer än 16 000 kolumner, vilket kräver ett adresseringsschema för att hålla reda på var data finns. De horisontella raderna identifieras med siffror (1, 2, 3) och de vertikala kolumnerna med bokstäver i alfabetet (A, B, C). För kolumner över 26 identifieras kolumner med två eller flera bokstäver som AA, AB, AC eller AAA, AAB, etc. Skärningspunkten mellan en kolumn och en rad är den lilla rektangulära rutan som kallas en cell. Cellen är basenheten för lagring av data i kalkylbladet, och eftersom varje kalkylblad innehåller miljontals av dessa celler identifieras var och en av dess cellreferens. En cellreferens är en kombination av kolumnbokstaven och radnumret som A3, B6 och AA345. I dessa cellreferenser visas alltid kolumnbokstaven först.
Datatyper, formler och funktioner
De typer av data som en cell kan innehålla inkluderar:
- Tal
- Text
- Datum och tider
- Booleska värden
- Formler
Formler används för beräkningar – vanligtvis innehåller data som finns i andra celler. Dessa celler kan dock vara placerade på olika kalkylblad eller i olika arbetsböcker. Att skapa en formel börjar med att ange likhetstecknet i cellen där svaret ska visas. Formler kan också innehålla cellreferenser till platsen för data och en eller flera kalkylfunktioner. Funktioner i Excel och andra elektroniska kalkylblad är inbyggda formler som är utformade för att förenkla utförandet av ett brett spektrum av beräkningar – från vanliga operationer som att ange datum eller tid till mer komplexa, såsom att hitta specifik information som finns i stora datatabeller .
Excel och finansiell information
Kalkylblad används ofta för att lagra finansiell information. Formler och funktioner som används för denna typ av data inkluderar:
- Utföra grundläggande matematiska operationer som att summera kolumner eller rader med siffror
- Hitta värden som vinst eller förlust
- Beräkning av återbetalningsplaner för lån eller inteckningar
- Hitta medelvärde, maximum, minimum och andra statistiska värden i ett angivet dataområde
- Utföra Tänk om analys av data, där variabler ändras en i taget för att se hur förändringen påverkar andra data, såsom kostnader och vinster
Excels andra användningsområden
Andra vanliga operationer som Excel kan användas för är:
- Rita eller kartlägga data för att hjälpa användare att identifiera datatrender
- Formatera data så att viktiga data är lätta att hitta och förstå
- Skriva ut data och diagram för användning i rapporter
- Sortera och filtrera data för att hitta specifik information
- Länka kalkylbladsdata och diagram för användning i andra program som Microsoft PowerPoint och Word
- Importera data från databasprogram för analys
Kalkylark var de ursprungliga «mördare-apparna» för persondatorer på grund av deras förmåga att sammanställa och förstå information. Tidiga kalkylprogram som VisiCalc och Lotus 1-2-3 var till stor del ansvariga för tillväxten i popularitet hos datorer som Apple II och IBM PC som ett affärsverktyg.
Excel-alternativ
Andra aktuella kalkylprogram som är tillgängliga för användning inkluderar:
- Google Sheets: Ett gratis webbaserat kalkylprogram
- Excel Online: En gratis, nedskalad, webbaserad version av Excel
- Open Office Calc: Ett gratis nedladdningsbart kalkylprogram.