SharePoint är Microsofts samarbetsplattform, liknar Google Drive, men mycket mer. Det är en plats där teammedlemmar kan kommunicera, utbyta data och arbeta tillsammans; ett delat filförråd, blogg, system för webbinnehållshantering och ett intranät. Information och instruktioner i den här artikeln gäller SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 och SharePoint Server 2010.
SharePoint som en förbättrad filenhet
För några år sedan hade det senaste samarbetet från Microsoft två komponenter: Exchange, som drivit e-post och delade kalendrar, och nätverksfiler. Dessa enheter, som du kanske kommer ihåg hade enhetsbokstäver som «S» och «X», innehöll filer som hela ditt team kunde komma åt, men bara en person kunde redigera dem åt gången. Som en lösning kan du kopiera dem till din lokala maskin och redigera där. Detta kan ibland leda till förvirring, mycket överskrivning och kryptiska filnamn. Microsoft skapade SharePoint, vilket gav några fördelar:
- Filversionering: Det betyder att du kan ha en enda «Our Important Report.doc» -fil. SharePoint skulle hantera «revision 1», «revision 2» osv. Det gav till och med en kommentarfunktion, så att du kunde beskriva vilka ändringar som versionen införde, t.ex. «detta innehåller Arons kommentarer».
- Checka in checka ut: Möjligheten för en användare att låsa en fil från ändringar av en annan användare. Om någon försökte komma åt en fil som en annan användare har checkat ut, uppmanar SharePoint dem att ladda ner den lokalt, men varnar också för att eventuella ändringar kan vara osynkroniserade med vad den nuvarande användaren gör. Detta gav ett enkelt arbetsflöde där åtminstone någon borde vänta tills den andra personen är klar. Nyare versioner erbjuder till och med att meddela en person när filen frigörs.
- Kraftfull indexering och sökning: Detta blev en hörnstenfunktion när världen blev van vid att googla allt. Borta var de dagar där du skulle behöva gräva dig igenom ett dussin nivåer av mappar och hoppas att du kom ihåg dem precis rätt.
- Ett webbgränssnitt: Detta i kombination med den förbättrade sökningen gjorde SharePoint till en enda butik för samarbete om företagsinnehåll.
- Integration med Windows-appar: Möjligheten att hämta en fil från SharePoint med Fil > Öppna dialogrutor som visas i Windows-program som Microsoft Office.
I ett smart drag behöll Microsoft också det gamla filenhetskonceptet, vilket innebär att du kan öppna en Excel-fil från din «X» -enhet, ändra den och sedan spara den, precis som tidigare. Men i bakgrunden skulle SharePoint kolla in filen åt dig och sedan checka in den igen och versionera den åt dig. Dessa funktioner finns fortfarande och fungerar bra, men SharePoint är mer än bara en snygg filenhet idag.
Microsoft 365 och SharePoint Collaboration Platform
Eftersom Google, Apple, DropBox och andra förbättrade funktionerna i sina molntjänster arbetade Microsoft på egen hand. En ny fildelningstjänst som heter SkyDrive (nu OneDrive) tog över enkel fildelning. Med det blev SharePoint en viktig komponent i Microsofts 365-produkt, som parade molnbaserat samarbete med prenumerationsbaserad åtkomst till Office. SharePoint är en webbinnehållsplattform, men inte exakt WordPress eller Squarespace som du antagligen associerar med den här termen. Du kan använda SharePoint för att skapa sidor och publicera dem som en webbplats, men du kan också skapa en webbplats för ett avdelningsteam och sedan släppa webbdelar i den som kan innehålla en blogg med meddelanden, en lista över teammedlemmar från Exchange, ett bibliotek av dokument och ett rutnät som drivs av en Excel-arbetsbok. Som ett allmänt riktat webb-CMS var det tillräckligt, men som ett intranät som kunde visa bitar av företagsdata var det ganska coolt.
Vad är SharePoint idag?
Dagens SharePoint bygger på dess styrkor och är kompatibel med Windows, macOS, Android, iOS och webbläsare. Det behåller samma koncept för en webbplats, men de senaste versionerna introducerade möjligheten att lägga till appar till den webbplatsen. Tredjepartsutvecklare har till och med en marknadsplats där de kan erbjuda sina egna.
SharePoint är som en hemmabas för ditt team där du kan samla in filer, diskussioner, meddelanden och nästan alla andra former av samarbete du kan tänka dig.
Tips för hur du använder SharePoint
- SharePoint är tillgängligt som en del av Microsoft 365, men endast för företagskonton. Med detta sagt kan dessa konton hållas för så lite som $ 5 / månad.
- Det centrala konceptet i SharePoint är en webbplats. Du måste konfigurera en webbplats först och sedan kan du lägga till innehåll eller widgets till den.
- Medan SharePoint brukade vara ett CMS som WordPress, där du matar in innehåll och det publicerades på en offentlig webbplats, används Microsoft 365-versionen oftare som ett samarbetsutrymme.
